Dobar je tim lakše stvoriti nego ga održavati – zvuči banalno, ali u tome leži puno onoga što treba za uspješnu poslovnu sredinu.
Temeljni proces neke komunikacije je stvaranje odnosa, odnosno stvaranje raznovrsnih socijalnih interakcija. Kvaliteta komunikacija direktno utječe na kvalitetu odnosa, a kao što i sami možemo vidjeti u međusobnom djelovanju, na nas mnogo toga može utjecati: tuđe frekvencije, vibracije, energija, a posebice energija koju dobivamo od ljudi kojima smo okruženi. Sve to zajedno utječe na efikasnost jednog tima; to kakva je radna temperatura unutar neke firme/ureda/redakcije vrlo je važno za uspjehe te cjeline.
Nikada ranije u povijesti radnog procesa model timskog rada nije bio važniji za funkcioniranje uspješnih organizacija kao danas. Rezultati istraživanja pokazuju da uvođenje timova u organizacijsku strukturu dovodi do povećanja efikasnosti i kvalitete rada. No, talentirani timovi sastoje se od talentiranih pojedinaca – ali ono što je različito kad govorimo o pojedincima i grupama, u timu pojedinci moraju svoj talent držati pod kontrolom, dok djelujući kao jedinke to ne moraju.
PODJELA ULOGA KAO KLJUČ USPJEŠNOG FUNKCIONIRANJA
Rijetkost je da radnici mogu selektirati tim ljudi s kojima će raditi, štoviše, sve rjeđe to mogu učiniti i poslodavci. Najčešće dobijemo već određene ljude s kojima jednostavno moramo raditi i uspješno djelovati. Zato je vrlo važno da te ljude dobro upoznamo kako bismo mogli ispravno podijeliti uloge u timu, moramo biti senzibilni za njihove različitosti koje su mnogo važnije nego njihove sličnosti. Mnogo uspješnih timova funkcionira dobro jer se članovi druže i izvan radnog mjesta, no – to su idealne situacije. Nije, naravno, potrebno da se zaposlenici druže jedni s drugima kada nisu na poslu, no ono što je potrebno da kao grupa u radnom okruženju dobro funkcioniraju, jest dobro poznavanje vlastitih i tuđih sposobnosti, baš kao i nesposobnosti.
Podjela uloga najviše će ovisiti o poslodavcu, no kolege i međusobno moraju paziti na to jer se događa da svjesno/nesvjesno preuzimaju tuđe poslove, kao i da prepuštaju svoje zadatke drugima. To će uvelike utjecati na efikasnost tima jer će jedna strana uvijek ispaštati i biti nezadovoljna i narušit će se neka hijerarhija koja je dotad bila uspostavljena. Podjela uloga itekako utječe na međuljudske odnose u timu, jer ako ljudi nisu zadovoljni svojom ili tuđim ulogama, sigurno će doći do nezadovoljstva, a možda i drastičnih reakcija.
Ono što je kod tima prednost naspram pojedinca, jest to što jedan tim može imati sva potrebna znanja i vještine raspoređene na nekoliko strana, odnosno ljudi. Tim stvara povećan angažman zaposlenika, smanjenje stope odsutnosti te zadržavanje kontinuiteta u poslovnim procesima, smanjenje konflikata, a s druge strane poboljšava kreativnost i inovacije. U timskom radu zaposlenici osjećaju da daju doprinos ostvarenju zajedničkih ciljeva, imaju zajedničku viziju te ono što je izuzetno važno – fleksibilnost. Ona je danas vrlo važna na tržištu sve zahtjevnijih klijenata i lako se gubi na konkurentnosti ako niste spremni brzo reagirati na zahtjev.
KAKO SLOŽITI DOBAR TIM?
Poznato je da članovi tima trebaju imati adekvatne vještine i sposobnosti za obavljanje posla. Pored toga, za efikasno funkcioniranje tima potrebno je da tim bude jednako orijentiran na zadatak kao i na socijalno-emocionalna ponašanja članova. U svakom timu postoji potreba za različitim timskim ulogama. Tim ljudi koji se međusobno razlikuju, ukoliko se umije nositi s takvom svojom značajkom, uvijek će dati bolje rezultate od tima u kojem su svi članovi slični. Timu svakako trebaju uloge koje skrbe za timski zadatak, ali i uloge koje brinu o ljudima. U jednoj skladnoj grupi moraju biti ljudi koji dobro komuniciraju, koji dobro prenose, koji su sposobni donijeti odluku, ali istovremeno dovoljno oprezni, asertivni a senzibilni, oni koji su dinamični i oni koji su tolerantni. Skladan zbroj svih timskih uloga daje idealan tim, tj. tim koji će zaista imati velikih izgleda za uspjeh. Svatko u sebi skriva više osobina i sklonosti, među kojima dvije ili tri prevladavaju.
Kako ga sastaviti da bude dobar? Za to nema pravila, jer ista osoba s istim osobinama može u jednom timu funkcionirati odlično, a u drugom loše. Biti dobar timski igrač ne znači biti dobar za svaki tim. Odlični pojedinci koji dobro funkcioniraju u bilo kojem timu su oni kojima su dodijeljene adekvatne uloge, dakle u skladu sa znanjem i vještinama koje imaju, ali i emocionalnom inteligencijom koja može biti slabije ili jače razvijena. Osim dobre raspodjele uloge (zbog čega je iznimno dobro da se članovi tima poznaju barem na onoj radnoj razini), iznimno je bitno kakav je vođa tima. Ako je vođa loš i ne daje povratnu informaciju, ne zna usmjeravati i ne osigurava potrebne resurse kako bi se određeni zadatak obavio, onda manje bitno postaje i kakvi su članovi tog tima.
Efikasni timovi moraju imati pod a) ljude orijentirane na posao (radnici koji će „povući“ u stresnim i neočekivanim situacijama), pod b) one sa socijalno-emocionalnim ulogama koji će prepoznavati kada na nešto treba reagirati, osjećati kad se pretjeralo u nečemu… Uz pravilnu ravnotežu ovih vrsta uloga tim će biti uspješan, a članovi tima zadovoljni. Na kraju, naravno, i poslodavac.
Tim se treba formirati. Većina je timova u neprestanom stanju promjena. Da bi tim bio što učinkovitiji, prvo mora postati tim. To je jedan od najproblematičnijih dijelova na poslu jer su ljudi po prirodi skloni ulasku u grupe od dvoje-troje ljudi koji dijele slične interese, ili bez ulaska u grupe već se drže po strani „i rade svoj posao“. Zbog toga u timu mora postojati hijerarhija. Nakon okupljanja, upoznavanja i privikavanja na zajednički rad, skupina pojedinaca počinje postupno poprimati obilježja tima. Grupa počinje djelotvornije raditi i sve više ulagati u sebe. U ovom stadiju većina članova pokušava sudjelovati u zajedničkim aktivnostima, više skrbi za suradnike, jača skupna povezanost. No većina će ipak osjećati da rezultati dolaze mukotrpno i sporo. Treba biti posebno oprezan kad se uvodi novi član tima jer on bi lako mogao narušiti odnose među kolegama, stoga treba biti posebno oprezan pri njegovu izboru, u prvom redu pri odabiru njegove prvotne uloge i pozicije.
Devet je timskih uloga koje se predlažu kao dobar spoj kvaliteta i slabosti (op.a. prema Čorkalo-Biruški)
Pokretač
Njegove su kvalitete u tome što voli izazove, dinamičan je i otporan na pritisak te pokazuje inicijativu i hrabrost u svladavanju prepreka. Dopuštene slabosti su u provociranju drugih članova i neosjetljivost na tuđe osjećaje.
Izvršitelj
Kvalitete: pouzdanost, discipliniranost, učinkovitost, otpornost na pritisak, provođenje zamisli u praktično djelovanje, dok su dopuštene slabosti nefleksibilnost, sporost u odgovaranju na nove mogućnosti.
„Finišer“
Kvaliteta ove uloge je u brizi i savjesnosti, pravodobnosti provedbe poslova, traženje pogrešaka i propusta, a dopuštena slabost je sklonost pretjeranoj zabrinutosti, sitničavosti, nerado dijeljenje poslova s drugima. Ove tri uloge u timovima su usmjerene na djelovanje.
Koordinator
Kvaliteta je u pouzdanosti, vještini vođenja tima, pojašnjavanju ciljeva, poticanju odlučivanja i dijeljenja odgovornosti, dok su dopuštene slabosti da može biti percipiran kao manipulator kao i vlastite poslove nametati drugima.
Timski radnik
Kvaliteta je blagost, osjetljivost i diplomatičnost, aktivno slušanje, građenje odnosa i izglađivanje konflikata, dok su slabosti neodlučnost u kritičnim trenucima, velika podložnost utjecajima sa strane.
Istraživač mogućnosti
Kvaliteta je u entuzijazmu, komunikativnosti, ekstrovertiranosti, istraživanju mogućnosti i stvaranju kontakata, a nedostatak jest pretjerana optimističnost i gubljenje interesa nakon prvobitnog poleta. Ove tri uloge usmjerene su na odnose.
Kreativac
Kvaliteta je u maštovitosti, nekonvencionalnosti, sklonosti rješavanju složenih problema, a nedostatak je u ignoriranju detalja i prevelikoj zaokupljenosti.
Promatrač ocjenitelj
Kvaliteta je u strategiji, bistrini i trijeznosti u procjenjivanju i razmatranju svih mogućnosti, dok su dopuštene slabosti nedostatak poleta i slabo motiviranje drugih.
Specijalist
Kvaliteta je što su ovakvi tipovi usmjereni prema cilju, pružanju znanja i raznih tehničkih vještina, a slabost ovoga tipa je u tome što djeluje na usko područje i inzistira na tehničkim detaljima. Ove tri uloge usmjerene su na mišljenje.
Navedene timske uloge ne znače da svaki tim mora imati točno određen broj od devet članova, već da je poželjno da su pojedinci sposobni djelovati u tim ulogama.
ŠTO KAD TIM NE FUNKCIONIRA?
Kao i svako raspadanje odnosa, počinje polako. Najprije se javljaju prva poluglasna gunđanja zbog neučinkovitosti. Sljedeća posljedica su pad raspoloženja, frustracija i malodušje. Mogu se pojaviti i negativne reakcije članova spram voditelja i kolega. Pojava negativnih emocija – ljutnja, agresivnost, nekooperativnost, bezvoljnost, nezadovoljstvo – i njihovo prevladavanje u timskom ozračju ubrzo će blokirati svako uspješno djelovanje. Karakteristično je brzo opadanje grupne i individualne motivacije, slabljenje unutarnje povezanosti, onemogućavanje djelotvorne komunikacije, izostajanje spremnosti na suradnju, rast animoziteta, nezadovoljstvo. Da bi se ostvario nadređeni cilj, a to je, naravno, interes firme/ureda/cijelog kolektiva, potrebna je suradnja sukobljenih strana. Zbog pritiska koji se stvara radi ostvarenja tog “višeg” cilja, smanjuje se razina konflikta jer članovi shvaćaju da moraju raditi zajedno da bi ga ostvarili. To je prednost tima.
Uz to postoji još koristi od tima (prema Tudor i Srića):
1. Sinergija u timu – osjećaj pripadnosti koji dijele članovi tima.
2. Zajednički cilj – postojanje jasno definiranih ciljeva koji su postavljeni timu i čije se izvršenje konstantno nadgleda.
3. Vještine – treniranost članova tima, kompetentnost u obavljanju svog dijela posla te fleksibilnost unutar razina posla.
4. Korištenje radnog materijala – svi radni materijali, uključujući zgrade i opremu, koriste se maksimalno radi povećanja učinka.
5. Inovacije – traženje načina za unapređenje produktivnosti i načina rada.
6. Kvaliteta – stupanj upoznatosti s potrebama klijenata i standardima praćenja njihovog zadovoljstva.
Pet razarača dobrih timova su: odsustvo povjerenja, strah od sukoba, nedostatak predanosti poslu, izbjegavanje odgovornosti i nebriga za rezultat. Također, ono o čemu govorimo kad spominjemo fleksibilnost – prilagodljiv treba biti radnik, ali i poslodavac. Oboje moraju biti spremni na to da s vremena na vrijeme zarotiraju ljude na različite pozicije, kako bi zaposlenici mogli vidjeti što, kako i, najvažnije, KOLIKO rade njihovi kolege. U nemalo situacija kad se pobijedi prvotno povrijeđeni ego, micanjem na neku drugu ili niže rangiranu poziciju, zaposlenici znaju biti iznenađeni kad vide zadatke drugih kolega ili drugih timova i tada postaju prijemčiviji za komentare i kritike te počinju napredovati u svojem radu, a time napreduje i tim.
TEAM BUILDING BEZ BILDANJA
Uobičajeno se team building smatra izlikom za zabavu na račun firme, što je u redu. Ukoliko neka firma uspješno posluje, nema razloga da njezini radnici povremeno ne uživaju u tom uspjehu. No, problem leži u tome što se za organiziranjem team buildinga poseže uglavnom kao za kratkoročnim sredstvom koje će u tom trenutku poboljšati raspoloženje koje nije dobro jer je netko dobio otkaz, jer je financijska kriza, posao ne ide i slično.
Vrlo rijetko se događa da stigne zahtjev za takvim okupljanjem s ciljem poboljšanja komunikacija unutar tima ili kako bi se riješili neki nastali sukobi i nesporazumi. Također, još se rjeđe događa da se team building organizira u radnom tjednu, što bi svakako trebalo biti praksa, već se organizira vikendom, što većina radnika ne voli jer im se oduzima njihovo slobodno vrijeme i nevoljko idu na takva druženja. Ona su korisna jer se zaposlenici međusobno upoznaju i ovo je prigoda da vrijeme provedu i s onima koje u firmi možda izbjegavaju ili nemaju mogućnosti s njima provoditi vrijeme.
Komunikacija i rad u timu najznačajniji su elementi dobrog i kvalitetnog poslovanja u poduzećima i drugim organizacijama. Za uspješan rad u timu neophodno je ovladati komunikacijskim vještinama, osobito dijalogom i diskusijom – team building je prava prigoda za to jer se u takvom okruženju može razviti argumentirana rasprava za koju se na poslu nema vremena, a s druge strane je ipak ta rasprava bez većih posljedica s obzirom na to da se odvija u koliko-toliko kontroliranom okruženju.
Timski rad zbližava radnike te ih ujedno i ohrabruje na neke poteze koje se kao pojedinac ne biste usudili počiniti, uči dobroj komunikaciji i na kraju priče – dovodi do bolje funkcionalnosti sustava u kojem se radi te vas nakon izvjesnog vremena izgrađuje kao radnika, ali i kao osobu. Zbog toga, timski radnik nije samo fraza koja se traži u životopisu, timski radnik je osobina koja se stječe s iskustvom i strpljenjem.
