Neki sam dan slagala ormare u kući, i u jednom trenutku očaja pomislila sam kako definitivno svi u obitelji imamo previše stvari, a premalo polica. Moja jako organizirana prijateljica, kod koje je uvijek sve pospremljeno, čisto i na mjestu, rekla mi je naizgled smiješnu rečenicu: “Spakiraj si život u kutije”.
Nije mi isprva bilo jasno zašto bi mi to pomoglo i pomislila sam u sebi: pa samo ću natrpati ormare kutijama. No, bila je u pravu. Otišla sam u shopping kutija i potrošila nevjerojatan iznos novca – ne biste vjerovali koliko jedna obična plastična kutija danas košta – i nakon što sam krenula sa slaganjem, moj je ormar počeo izgledati uredno i sve prostranije, kao da sam mu dodala police. Na kraju je svaka stvar imala svoje mjesto. Zar to nije smiješno? Sve što sam trebala bilo je složiti stvari na jedno mjesto i napravila sam reda?
Organizacija je zapravo slaganje obaveza u kutije – svaku u onu u kojoj za to ima dovoljno mjesta. Organizacija je najčešće ono što nam šteka u svakodnevnom životu. Iz različitih razloga ne polazi nam za rukom da stvari koje smo zamislili rješavamo po planu – to mogu biti vanjski utjecaji: događaji koje nismo planirali, nepredviđena aktivnost/sastanak/dječja priredba/rođendan, a mogu biti i stvari unutar tvrtke, odnosno radnog mjesta: zadatak koji je pošao po krivu, dodatna stvar koju klijent traži da se odradi oko zadataka koje ste smatrali završenima, a da ne govorimo o onim danima kada nemamo energije i stvari ne odrađujemo jednakom brzinom i učinkovitošću nego inače.
Svi su podjednako važni u nastojanju da svoj radni dan učine produktivnijim ili naprosto organiziranijim. Ako pratite popis obaveza i aktivnosti koje ste isplanirali, iznenadit ćete se koliko ste produktivni. Ponekad će, naravno, nešto iskrsnuti i svoje planove nećete ispuniti u planirano vrijeme. To je normalno te povod za sljedeću točku.
Unesite sklad u vaše vrijeme
Jedna teška stvar vam treba kad krećete u proces stvaranja organiziranijeg ja. Morate otkriti tko ste. To znači da morate sami sebi, a i drugima ako želite i njihovu pomoć, priznati koje su vaše mane, priznati da kasnite, da ste u određenim trenucima lijeni itd. itd. Prije nego što možete razviti bilo kakvu strategiju odnosno plan djelovanja, morate sami sa sobom razriješiti što trebate na sebi promijeniti, odnosno popraviti da biste mogli početi organizirati stvari.
Rokovnici glavu čuvaju
Kod njih je posebno važna osobna predodžba o vremenu. Pri izboru formata rokovnika, uzmite u obzir kakav pregled vremenskog rasporeda želite: pravocrtni, vertikalni, horizontalni ili u obliku mreže. Koliki raspon vremenskog rasporeda želite vidjeti odjednom: cijelu godinu, mjesec, tjedan ili dan? Bitno je kako vizualizirate obaveze i koliko daleko razmišljate kad planirate neki sastanak, projekt ili nešto slično.
Druga važna stvar je količina podataka. Što je više podataka i aktivnosti koje želite zabilježiti, trebat će vam i više prostora u rokovniku. Primjerice, jednom vrlo zauzetom poduzetniku, koji za svaki dan mora zabilježiti nekoliko sastanaka, desetak telefonskih poziva i šest zadataka koje mora provesti, potreban je rokovnik s po dvije stranice za jedan dan, dok će osoba koja istu količinu posla obavi tjedno, dovoljan biti rokovnik u kojem je na jednoj stranici pregled cijelog tjedna. Trebaju vam i dugoročni planovi: morate znati što želite i gdje se vidite na poslu za pet godina. Na taj ćete se način lakše zauzeti za sebe te sebi otvoriti mogućnost napredovanja.
Manje se opterećujte drugim ljudima
Ako ste okruženi konfliktnim kolegama i mrzovoljnim šefom, razvijte strategiju uz pomoć koje ćete riješiti te probleme. Vizualizirajte u glavi razgovore sa svim ljudima za koje osjećate da stoje na putu vašoj sreći. To će vam pomoći da se unaprijed pripremite za moguće konflikte. Čitajte knjige koje vam mogu pomoći u tome, razgovarajte s bliskim ljudima koji su bili već u takvim situacijama, a možete zatražiti i stručnu pomoć. Važno je da budete pripremljeni i da stres zbog loših odnosa na poslu ne utječe na vaše zdravlje, odnosno psihu.
Označite svoj prostor
Označavanje vašeg prostora – bilo da imate svoj ured, bilo samo stol u nekoj velikoj prostoriji, jasno označite da je to prostor koji pripada samo vama. To je dobro jer ćete znati gdje su vaše stvari i očekujte i od drugih da uvijek vrate vaše stvari na mjesto ako ih od vas posude. Okružite se pozitivnim stvarima, odnosno onima koje vam stvaraju ugodu, bile to fotografije vašeg muža, djece, prijatelja, cvijet, neka uspomena s godišnjeg… To je poruka vama, jer pogled na te sitnice podsjeća vas za što radite u životu te kako život nije samo posao, a ujedno je i poruka kolegama kojima dajete do znanja da uz ovaj posao imate još cijeli jedan svijet, ali i kako ste teren označili zato što je to vaše mjesto na kojem namjeravate dugo ostati.
Dajte i primaje jasne upute
Vrijeme je izgubljeno ako stvari nisu obavljene ispravno. Jednako je važno znati koje su vam točne upute, bilo da ste šef ili zaposlenik. Ako ste šef, pomozite zaposlenima da vide kakve će koristi imati od obavljena posla, a ukoliko upute dobivate od šefa, onda se potrudite da vam ih što konkretnije objasni. U jednom i drugom slučaju bit ćete motivirani za veća postignuća.
Vikend je svetinja
Kada prođe radni tjedan, ima, naravno, situacija kad ne možete ostaviti posao na poslu. No, ono što možete kontrolirati je – razmišljanje o poslu. Vikend trebamo provesti što je više moguće u pozitivnoj atmosferi, pokušati ga iskoristiti samo za sebe, za druženje s drugim ljudima i raditi stvari koje volite. Opuštajte se, krećite se, uživajte i smijte se jer slobodni dani nam trebaju služiti za punjenje baterija kako ne bismo stalno bili frustrirani i zabrinuti. Uostalom, kad smo frustrirani, onda se istovremeno javlja otpor prema poslu, i teško ćemo biti puni radnog elana ako smo ljutiti zbog previše obaveza i umorni od (ne)odmaranja za vikend.
Ponekad smo pod stresom upravo zato što se ne znamo dobro organizirati, a toga nismo svjesni u tom trenutku. Dobro je napraviti okvirni plan obaveza u petak za predstojeći tjedan pa ga lako mijenjamo u hodu. Nemojte plan raditi vikendom, jer će vas samo podsjećati na obaveze koje vam slijede; to je puno bolje napraviti u petak, dok smo još u tom “elementu”. Tjedni plan daje vam kontrolu nad poslovnim životom i dokazano umanjuje stres. Brojna istraživanja pokazala su da stres na poslu ozbiljno utječe na zdravlje. Danas je situacija još teža jer živimo u nesigurnim, kriznim vremenima, kad je svako radno mjesto dragocjeno. Važno je da budete pripremljeni na sve situacije i da stres zbog loših odnosa na poslu ne utječe na vaše zdravlje.
Odgovaranje na e-mailove i SMS-ove čini veliku stavku u organizaciji posla. Mnogi od nas kreću s time već od ranog jutra, i tako si navlače dodatni stres zato što realno, ukoliko to radite rano ujutro, još niste dovoljno koncentrirani i nećete upiti cijeli sadržaj SMS-a. Osim toga, nije dobro tako započeti dan. Odredite prioritete – mailove ili pozive koje morate odmah riješiti, a za one koje ne trebate, odredite nekih sat vremena u danu kad ćete to moći odraditi.
Delegiranje poslova
Posao, odnosno zadatke, morate znati dobro rasporediti. Bilo da ste vođa tima ili njegov član. Uvijek je važno da ljudi u timu razumiju:
– Koji posao moraju obaviti i zbog čega
– Što se od svakoga u tom zadatku točno očekuje
– Koji je rok za taj zadatak
– Koji su mu resursi na raspolaganju
– U kojim slučajevima vam se može obratiti
– Ima li dozvolu da odlučuje o stvarima i ako da, o kojima
Često radimo grešku da ne želimo prepustiti nekome drugome da odradi svoj dio posla. Ljude treba obučiti da to mogu – sasvim je sigurno da ih neće moći obaviti u potpunosti i kvalitetno ako za to nisu bili obučeni, i zbog toga ih nekad treba stavljati “u vatru”. Moramo se nekad oslanjati na svoje kolege i znati da i oni to očekuju od nas u istoj mjeri u nekoj drugoj situaciji. No, tako se razvija zajedništvo, ali i osjećaj odgovornosti. Nije dobro da uvijek isti ljudi osjećaju da njihova nije zadnja te kako mogu biti potpuno opušteni jer znaju da će njihov rad netko provjeriti prije nego što finalni produkt bude gotov – to nije dobro za vas jer ćete morati proći neke stvari više puta i izgubiti mnogo vremena, a ni za njih jer ne napreduju.
Nemojte stalno brinuti o tome hoćete li vi ili netko drugi pogriješiti. To troši svačije vrijeme i vrlo je frustrirajuće. Mora postojati određena doza povjerenja među kolegama, ako govorimo normalnom timu koji radi za neki isti cilj.
Ako zateknete zaposlene kako rade stvari ispravno, stavite im odmah do znanja da to rade dobro. Naravno da se ne živi od pohvala, ali svaki će zaposlenik motiviranije raditi jer koliko god je to vaš posao, lijepo je znati kako netko cijeni to što radite, i da mu je u tom trenu bilo važno da vam to i kaže.
I posljednja stvar: nisu sve stvari na svijetu HITNE. Neke jesu, ali neke će vam netko rado prepustiti, da ne kažem “uvaliti”, jer sam nije dobro isplanirao svoje vrijeme, i reći da je hitno. Vi ćete to u većini slučajeva morati odraditi, ali postoje i onih nekoliko posto puta kada ćete se zauzeti za sebe i to ne odraditi uz argumentirano objašnjavanje zašto to ne stižete. Vaše će objašnjenje imati mnogo bolju prođu ako ste u timu poznati kao organizirana osoba koja na vrijeme ispunjava svoje zadatke, zar ne? Organizirajte se da budete produktivniji zaposlenik, ali mnogo je važnije: organizirajte se da vam život bude bezbrižniji i kako biste se osjećali snažnije.
