U okviru Projekta „Dijalog i znanje napredak grade“ koji je u potpunosti financiran sredstvima Europskog socijalnog fonda, održane su do sada dvije radionice pod nazivom „Komunikacijski alati u funkciji kvalitetnijeg zastupanja interesa radnika“. Radionicu je vodio dr. Hrvoje Kenfelj, koji već tridesetak godina pruža konzultantske usluge na području organizacijskog razvoja, upravljanja organizacijskom kulturom i upravljanja ljudskim resursima.
U radionici se, uz usvajanje naprednih komunikacijskih alata, ispituje značaj i uspješnost komunikacije u različitim organizacijskim kanalima, od face to face komunikacije do rada s malom i velikom grupom. Cilj radionice je poboljšati vještine slušanja i postavljanja pitanja u cilju dobivanja kvalitetnijih informacija, uspješno koristiti vještine uvjeravanja i utjecaja, usvojiti uspješne tehnike upravljanja internom komunikacijom u organizaciji.
Kako bi svaki sudionik mogao interaktivno sudjelovati, na svakoj radionici je sudjelovalo oko 20 sudionika. Prva radionica je održana u Hotelu Frankopan u Ogulinu u razdoblju od 29. do 31. ožujka 2019. g., a na njoj su sudjelovali članovi Sindikata grafičara iz sljedećih podružnica: Radin print, Agencija za komercijalnu djelatnost, Naša djeca, Zrinski, Vjesnik, Istragrafika, Bakrotisak, Hanza Media, Lana Karlovačka tiskara, Grafičar tvornica vreća i Slobodna Dalmacija. Druga radionica je održana u razdoblju od 4. do 6. travnja 2019. g. u Hotelu Kurija Janković u Virovitici, a sudjelovali su predstavnici iz sljedećih podružnica: URIHO, Model pakiranja, HRT, Gradska tiskara Osijek, Znanje, Školska knjiga, Narodne novine, Hanza Media, Odašiljači i veze i Agencija za komercijalnu djelatnost.
Vođenje sastanka
Središnji dio sastanka održao je dr. Hrvoje Kenfelj, koji je sudionike upoznao s načinom organiziranja i vođenja sastanka, kao jednim od najvažnijih načina na koji povjerenici komuniciraju s članovima, a i ostalim radnicima. Prije svega je naglasio samu važnost redovnih održavanja sastanaka. To ne moraju svaki put biti sastanci u velikim grupama. Sastanak je i kada se komunicira jedan na jedan, u manjim grupama od nekoliko ljudi, po odjelima unutar firme. Naglasak je na prijenosu informacija. Svaka podružnica, odnosno svaki sindikalni povjerenik treba sam procijeniti koliko često će održavati sastanke i na koje načine. No bitno ih je održavati, prenositi članovima informacije i uključiti ih u akcije kako bi svi zajedno sudjelovali u ostvarivanju boljitka unutar firme.
Priprema za sastanak
Nije dovoljno samo dogovoriti vrijeme i mjesto sastanka, na koji voditelj sastanka ne smije kasniti. Za njega se potrebno pripremiti. Sindikalni povjerenici često misleći da znaju sve o temi sastanka, dođu na sastanak bez pripreme. Preko 90% uspješnog sastanka događa se prije samog njegovog održavanja. Kako bi se kvalitetno mogao odraditi sastanak, prvo je potrebno definirati dnevni red koji mora biti izložen prije održavanja sastanka, i s kojim se sudionici sastanka trebaju usuglasiti.
Vježbe vođenja sastanka
Obje grupe, u Ogulinu i Virovitici, dobile su izmišljeni slučaj u kojem je opisana situacija, odnosno problem o kojem su povjerenici trebali obavijestiti članove i ostale radnike, te održati s njima sastanak. Sudionici su raspoređeni u tri grupe – sindikalni povjerenici, članovi sindikata i ostali radnici. Svi sudionici su zadatak shvatili vrlo ozbiljno, pripremali su se za prezentaciju i nakon što je radni dio završio. Sindikalni povjerenici su vodili sastanak na kojem su primjenjivali naučeno. Sudionici koji su imali ulogu članova sindikata i ostalih radnika su se potpuno uživjeli u svoje uloge i učinili taj sastanak zanimljivim i poučnim. Cilj takve igre uloga je bio kreirati realan sastanak, kako bi ih sindikalni povjerenici što uspješnije vodili, kako bi bili pripremljeni i na negativne kritike i znali na njih reagirati. No najvažnije od svega, sudionici su osviješteni o važnosti održavanja redovnih sastanaka sa svojim članovima.
Kanali interne komunikacije
Predavanje o internoj komunikaciji, odnosno kanalima ili alatima interne komunikacije je održala Ana-Marija Presečan. Cilj predavanja je bio upoznati sudionike na koje načine se može komunicirati s članovima. Komunikacija je ono što danas najčešće nedostaje, a upravo dobra i redovna komunikacija s članovima karakterizira dobrog predstavnika radnika.
Ovisno o tome što želimo postići, odredit ćemo koje kanale ili alatke interne komunikacije treba koristiti. Ako želimo potaknuti dobivanje povratne informacije ili želimo nove ideje, odredit ćemo vrijeme, mjesto i kanale kojima se podupire razmjena mišljenja i davanje povratne informacije. Ako želimo da određena informacija dođe do onih radnika koji nisu povezani kompjuterom na svom radnom mjestu, tada ćemo tu informaciju staviti na oglasnu ploču.
Usmena komunikacija
Usmena komunikacija se odvija prije svega preko sastanaka s članovima, odnosno radnicima. Ti sastanci mogu biti skupštine podružnice ili skupovi radnika. Nužno je redovno održavati sastanke sa svojim članovima kako bi članovi bili upoznati s onim što se događa u podružnici, ali i kako bi mogli aktivno sudjelovati u akcijama. Ne postoji jedinstveno pravilo o tome koliko bi se često ti sastanci trebali održavati, ovisno o aktualnostima u podružnici ili firmi. Ali ono što bi sindikalni povjerenici trebali aktivno provoditi, jesu redovni obilasci svojih članova, odnosno razgovor jedan na jedan ili u manjim grupama. Većina radnika će tako lakše iznijeti svoje probleme. Usmena komunikacija se može odvijati preko internih seminara i druženja, što neke podružnice prakticiraju.
Pismena komunikacija
Sindikalni predstavnici mogu pismeno sa svojim članovima komunicirati putem oglasne ploče na kojoj stavljaju razne obavijesti. Nedostatak takve komunikacije je to što nema osobnog kontakta s članovima i što neki članovi možda neće vidjeti ono što se nalazi na oglasnim pločama. Vrlo efikasan način pismene komunikacije su letci. Sindikat grafičara je izradio svoj model letka u kojem se na prepoznatljiv način članovi informiraju o nedavno poduzetim aktivnostima (npr. izbori u sindikalnoj podružnici, potpisivanje kolektivnih ugovora, najava štrajka), ili pitanjima važnim za položaj radnika. Preporučuje se da se letci dijele osobno članovima, kako bi se unaprijedila i usmena komunikacija. Ostali kanali pismene komunikacije mogu biti priručnici, kutija za prijedloge, direktna pošta, interne ankete, interno glasilo (Grafičar)…
Elektronička komunikacija
U današnje vrijeme kada je prisutna široka dostupnost informacija i kada je vrlo teško filtrirati one bitne i istinite, od velikog je značaja prepoznati važnost pravilnog korištenja elektroničkih medija kao kanala interne komunikacije. Alati elektroničke komunikacije su korisno sredstvo kada je neku informaciju potrebno brzo prenijeti većem broju ljudi. Takve informacije najlakše kolaju putem e-maila, Facebooka, Vibera, WhatsAppa-a. No pri korištenju tih medija treba biti vrlo oprezan u sadržaju koji se njime prenosi. Sadržaj objavljen na Facebooku može vidjeti veliki broj ljudi, među kojima su i oni kojima taj sadržaj možda nije namijenjen. Posebno treba voditi računa kada se objavljuju sadržaji koji se odnose na firmu u kojoj ste zaposleni ili na poslodavca. Neprimjeren i uvredljiv sadržaj može biti razlog za izvanredni otkaz ugovora o radu, pa čak i ako je takav sadržaj objavljen na privatnoj Facebook stranici. Na Facebook stranici Sindikata grafičara se mogu naći aktualnosti vezane za podružnice Sindikata, te pitanja koja se tiču radnika u Hrvatskoj.
Preporuka je koristiti WhatsApp, Viber ili zatvorene Facebook grupe kako bi se brže i lakše aktiviralo članstvo, kako bi se članovima u kratkom roku prenijela informacija o poduzetim akcijama i slično.
Zaključak
Osnovni i trajni zadatak predstavnika radnika jest pridobiti i zadržati potporu svojih članova i kolega. Komunikacijski alati i kanali kojima se pritom služe unutar organizacije međusobno su povezani i slični, jer cilj svih koji se rabe je isti – prenijeti ciljanoj javnosti željenu poruku. Strategija i odabir komunikacijskih alata razlikuje se po tome kojoj je javnosti namijenjena i kakvi se učinci očekuju. Bitno ih je kontinuirano upotrebljavati. Komunicirajte sa svojim članovima i kolegama, izvještavajte ih o postignutim rezultatima, najavljujte im buduće akcije, te sve članove uključite u njihovo ostvarivanje.
