Komunikacija u radnoj sredini uključuje razmjenu informacija između zaposlenika, bilo da je riječ o horizontalnoj komunikaciji (između pojedinaca koji pripadaju istoj hijerarhijskoj razini) ili vertikalnoj komunikaciji (između pojedinaca koji ne pripadaju istoj hijerarhijskoj razini). Uključuje razgovore licem u lice, elektroničku poštu, brze poruke, video pozive, telefonske pozive te druge metode koje su prikladne za razmjenu informacija na radnom mjestu. Verbalna komunikacija je prenošenje značenja riječima, usmenim putem ili pisanim porukama, a uglavnom se odnosi na sadržaj poruke koja se šalje. Neverbalna komunikacija je način na koji ljudi komuniciraju bez riječi što uključuje znakove povezane s tijelom ili dijelovima tijela (npr. grimase, mahanje rukama), ali i osobine glasa i govora (npr. jačina glasa, naglašavanje riječi), a odnosi se na način na koji se poruka šalje. Ono što kažemo i kako to kažemo može uvelike utjecati na dinamiku na poslu, međuljudske odnose kao i poslovne ishode. Učinkovita komunikacija je ona u kojoj se prenose točne informacije na adekvatan način. Takva komunikacija ima brojne blagotvorne učinke na zaposlenike, ali i na samu organizaciju jer pridonosi smanjenju sukoba na poslu, poboljšava međuljudske odnose, povećava radnu uspješnost i očekivanja nadređenih, povećava produktivnost zaposlenika kroz konstruktivne povratne informacije, povećava angažman zaposlenika i zadovoljstvo poslom, pridonosi organizacijskoj odanosti i povjerenju radnika u poslodavca, smanjuje stope fluktuacije zaposlenika, olakšava optimalno korištenje resursa te omogućava otkrivanje jakih strana zaposlenika.
S druge strane, loša komunikacija u radnoj sredini može se odnositi na to da uopće nema razmjene verbalnih poruka, pri čemu se u tom slučaju sve poruke šalju neverbalnim putem, primjerice šutnjom, okretanjem glave ili izbjegavanjem. Srećom, takvo potpuno izbjegavanje verbalne komunikacije je rijetko. Češće se problemi u komunikaciji javljaju kada postoji nesklad između onoga što jedna strana izgovori i onoga što druga strana čuje, bilo da je riječ o komunikaciji između dvoje kolega ili zaposlenika i rukovoditelja. Točnije, razumijevanje između dvoje ljudi nije obostrano kada osoba s kojom komunicirate pogrešno razumije poruku koju pokušavate poslati. Primjerice, rukovoditelj odredi da je rok za završetak nekog zadatka petak, na što zaposlenik pristane jer smatra kako će imati dovoljno vremena. Površno gledano ovo može izgledati kao dobra komunikacija, međutim, zaposlenik može misliti da ima vremena u petak do kraja radnog dana, no zapravo je potrebno da to napravi do 9 ujutro. Neusklađenost oko rokova proizašla je iz loše komunikacije jer su informacije koje su komunicirali rukovoditelj i zaposlenik bile nepotpune.
Uzroci loše komunikacije u radnoj sredini
Loše vodstvo
Dobri rukovoditelji, između ostalog, jasno komuniciraju svrhu, ciljeve i vizije budućnosti. S obzirom na to da zaposlenici dobivaju upute od rukovodećeg kadra, dobra komunikacija koja počinje od vrha motivira osoblje da budu produktivniji i inovativniji. Loša komunikacija i loše vodstvo mogu proizlaziti iz nestrpljivosti rukovoditelja, neodlučnosti te manjka sposobnosti da se tim motivira. Također, uzrok loše komunikacije može biti i manjak informacija koje vodstvo ima, što uzrokuje to da ni sami ne mogu odgovoriti na pitanja niti razjasniti nedoumice.
Nejasna očekivanja i ciljevi
Očekivanja i ciljevi, odnosno informacije što, kako, kada ili koliko često se od njih nešto očekuje, pomažu usmjeriti pažnju i motivirati zaposlenike. Ako u organizaciji nema jasno određenih ciljeva i očekivanja, zaposlenici ne dobivaju upute koje su im potrebne što dovodi do zbunjenosti i frustriranosti zaposlenika, a u krajnjem slučaju i do lošijih rezultata, čak i kada daju sve od sebe.
Strah od davanja povratnih informacija
Učinkovite povratne informacije, pozitivne ili negativne, zaposleniku pružaju vrijedne informacije za donošenje važnih odluka i poboljšanja u budućnosti. Kada se rukovoditelji boje dati povratne informacije ili nisu obučeni kako ih učinkovito dati, to predstavlja velike prepreke u komunikaciji. Povrh toga, zaposlenici nikada neće znati što rade dobro ili gdje ima prostora za poboljšanje.
Obeshrabreni zaposlenici
Zaposlenici koji se osjećaju obeshrabreno mogu se osjećati i kao da nisu dovoljno vrijedni niti cijenjeni, pa čak i da ih se ne poštuje dovoljno s obzirom na njihove sposobnosti. Gubitak interesa zaposlenika za posao često uzrokuje neangažiranost te tako stvara probleme u komunikaciji zbog neproduktivnosti i razdražljivosti.
Nedostatak vremena
Komunikacija se često zapostavlja jer zaposlenici budu toliko zauzeti da smatraju kako je lakše da stvari obave sami umjesto da o tome razgovaraju s kolegama. Kao posljedica nedostatka vremena i komunikacije često se javlja manjak kreativnosti i suradnje u rješavanju radnih zadataka.
